PWRPAS YR ADRODDIAD

Dan delerau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) Rhan 3 5. (2), rhaid i Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru (yr Awdurdod) fynd ati bob blwyddyn i gynnal adolygiad o ba mor effeithiol yw ei system Rheolaeth Fewnol. Mae Archwilio Mewnol yn rhan annatod o’r system honno, ac rhywbeth sy’n cyfrannu’n fawr at baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus CIPFA 2017 yn ei gwneud yn ofynnol i’r Pennaeth Archwilio Mewnol roi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio am yr holl system rheolaeth fewnol, gan gynnwys pa mor ddigonol yw’r trefniadau rheoli risgiau a llywodraethu corfforaethol.

Mae’r adroddiad hwn yn dadansoddi gwaith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2019/20, ac mae’n cynnwys y datganiad sicrwydd sy’n seiliedig ar waith Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ym mis Mawrth 2020.

CRYNODEB GWEITHREDOL

Mae’r Pennaeth Archwilio Mewnol yn gallu rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio, ar sail y gwaith archwilio mewnol a wnaed, ynghyd â’r wybodaeth sydd ganddo am y sefydliad a’i weithdrefnau, fod gan yr Awdurdod drefniadau effeithiol ar gyfer llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol, a hynny er mwyn rheoli’r gwaith o gyflawni amcanion yr Awdurdod.

Mae’r adroddiad yn nodi bod 50 diwrnod o waith Archwilio Mewnol wedi cael eu cynnal yn ystod 2019/20, ac mae hynny’n cyd-fynd â’r dyraniad a gynlluniwyd.

Mae’r adolygiadau archwilio yn darparu lefel gadarnhaol o sicrwydd ynghylch pa mor ddigonol yw’r systemau rheolaeth fewnol sy’n bodoli, er bod 12 o argymhellion wedi cael eu gwneud yn ystod y flwyddyn i fynd i’r afael â rhai gwendidau. Mae proses ddilynol ffurfiol yn bodoli i sicrhau bod yr argymhellion yn cael eu gweithredu o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt. 

Nid yw’r gwaith Archwilio Mewnol wedi canfod unrhyw wendidau a fyddai’n lleihau’r farn hon, ac nid oes unrhyw faterion arwyddocaol yn berthnasol i’r gwaith o baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Mae’r adroddiad yn rhoi sicrwydd hefyd fod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gweithredu yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig er mwyn galluogi’r Awdurdod i gael sicrwydd o’r farn hon.

ARGYMHELLION

Argymhellir fod yr Aelodau’n nodi’r hyn sydd yn Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio a Chaffael, a’r ‘farn’ gyffredinol ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw fframwaith yr Awdurdod ar gyfer llywodraethu, rheoli risgiau, a rheolaeth.  

CEFNDIR

Swyddogaeth Archwilio Mewnol

Dan delerau Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, mae cyfrifoldeb statudol ar Awdurdodau Tân i gynnal “system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol.”

Swyddogaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yw darparu asesiad gwrthrychol i’r rheolwyr ynghylch p’un ai yw’r systemau a’r rheolaethau’n gweithio’n iawn ai peidio. Mae’n rhan allweddol o system rheolaeth fewnol y sefydliad oherwydd ei fod yn mesur ac yn gwerthuso pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r rheolaethau eraill, fel:

• Bod Pwyllgor Archwilio a’r uwch reolwyr yn ymwybodol i ba raddau y gallant ddibynnu ar yr holl system; a
• Bod rheolwyr unigol yn ymwybodol o ba mor ddibynadwy yw’r systemau a’r rheolaethau y maent yn gyfrifol amdanynt.

Mae’r system rheolaeth fewnol yn cynnwys yr holl rwydwaith o systemau a rheolaethau a sefydlwyd i reoli’r Awdurdod, a hynny er mwyn sicrhau y caiff ei amcanion eu cyflawni. Mae’n cynnwys rheolaethau ariannol a rheolaethau eraill, a hefyd y trefniadau ar gyfer sicrhau bod yr Awdurdod yn cael gwerth am arian o’i weithgareddau.

Yn unol â Safonau Archwilio’r Sector Cyhoeddus, rhaid i’r Pennaeth Archwilio ddarparu barn ac adroddiad archwilio mewnol bob blwyddyn, i’w defnyddio gan yr Awdurdod ar gyfer ei ddatganiad llywodraethu.

GWYBODAETH

Barn Archwilio Mewnol 2019/20

Rwy’n fodlon fod y gwaith archwilio mewnol a gyflawnwyd, ynghyd â’n gwybodaeth gynaledig o’r sefydliad a’i weithdrefnau, yn caniatáu i mi ddod i gasgliad rhesymol ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r prosesau rheoli risg, rheolaeth a llywodraethu yn ATAGC.

Yn fy nhyb i, am y 12 mis a ddaeth i ben ar Fawrth 31^ain Mawrth 2020, mae gan ATAGC brosesau rheolaeth fewnol a llywodraethu corfforaethol boddhaol ar gyfer rheoli’r modd y mae’r Awdurdod yn cyflawni ei amcanion.

Wrth rhoi barn archwilio, dylid nodi na all sicrwydd fyth fod yn absoliwt. Y peth mwyaf y gall y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ei ddarparu i’r Pwyllgor Archwilio yw sicrwydd rhesymol, ar sail y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn honno, nad oes unrhyw wendidau mawr heblaw’r rhai a nodwyd. 

Hefyd, wrth gyrraedd y farn hon, rydym wedi ystyried y canlynol:

• Canlyniadau’r holl archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2020;
• Canlyniadau’r camau dilynol a gymerwyd mewn perthynas ag archwiliadau a gynhaliwyd mewn blynyddoedd blaenorol;
• A oes unrhyw argymhellion o’r categorïau Uchel neu Ganolig heb gael eu derbyn gan y rheolwyr, a beth yw’r risgiau oherwydd hynny;
• Effeithiau unrhyw newidiadau sylweddol yn amcanion neu weithgareddau’r Awdurdod;
• Materion yn codi o adroddiadau blaenorol i’r Panel Gweithredol neu’r Pwyllgor Archwilio; a’r
• Cyfyngiadau o ran adnoddau sydd ar y gwaith Archwilio Mewnol ac sydd wedi amharu ar allu’r Gwasanaeth i ddiwallu holl anghenion archwilio mewnol yr Awdurdod.

Gellir defnyddio’r farn archwilio gyffredinol wrth baratoi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Crynodeb o’r Gwaith i Gefnogi Barn Archwilio 2019/20

Mae’r rhestr yn Atodiad A yn rhoi barn archwilio ynghylch pa mor ddigonol ac effeithiol yw’r prosesau rheolaeth fewnol, ac mae’n rhoi crynodeb o’r negeseuon allweddol o ran yr holl aseiniadau archwilio a gafodd eu cynnal yn ystod 2019/20.

Mae’r rhestr yn rhoi crynodeb o’r barnau archwilio a nifer yr argymhellion a wnaed mewn perthynas â phob maes a adolygwyd, sy’n sail i’r sicrwydd a roddir i’r Pwyllgor Archwilio ynghych pa mor ddigonol ac effeithiol oedd fframweithiau’r Awdurdod ar gyfer llywodraethu, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol yn 2019/20.

Pan fo hynny’n berthnasol, mae’r adroddiadau archwilio mewnol yn cael eu categoreiddio i roi barn archwilio ynghylch yr amgylchedd rheolaeth fewnol ar gyfer y system neu’r sefydliad dan sylw. Dyma’r categorïau ar gyfer barnau archwilio ynghylch yr aseiniadau:

• Sicrwydd Uchel
• Sicrwydd Boddhaol
• Sicrwydd Cyfyngedig
• Dim Sicrwydd

I gefnogi’r barnau archwilio, mae’r argymhellion a wnaed yn ystod y flwyddyn wedi cael eu categoreiddio fel rhai Critigol, Mawr, Canolig a Mân, a hynny yn unol â’r ffordd y mae’r Awdurdod yn asesu ac yn mesur risg.

Cafodd dau adroddiad archwilio a gwaith ymgynghorol eu cwblhau yn ystod y flwyddyn, a hynny ynglŷn â’r canlynol:

• Rheoli’r Fflyd – Cynhaliwyd adolygiad i sicrhau bod gweithdrefnau’n bodoli ar gyfer cofrestru, trwyddedu ac yswirio cerbydau, cofnodion stocrestrau’r fflyd, rheoli stoc, archebu gwaith, nwyddau a gwasanaethau, gwaith cynnal a chadw sydd ar y gweill, a thystysgrifau profion MOT, cael gwared ar gerbydau a chaffael cerbydau, a gwiriadau ar drwyddedau gyrwyr. Fe wnaeth yr archwiliad 12 o argymhellion, a darparu lefel Foddhaol o sicrwydd.
• Y Fenter Genedlaethol i Atal Twyll – Mae’r Fenter Genedlaethol i Atal Twyll yn ymarferiad cynhwysfawr a thrylwyr i ‘baru data’, ac mae’n cael ei drefnu gan Swyddfa’r Cabinet mewn partneriaeth ag Archwilio Cymru. Llwyddodd yr ymarferiad i greu 465 o barau data, ac ymchwiliwyd i 132 o’r rheini ar sail samplu â barn. Nid oedd unrhyw faterion arwyddocaol yn codi o’r ymchwiliadau, ac mae hyn yn darparu lefel Uchel o sicrwydd fod y systemau rheolaeth fewnol yn gweithio’n dda a bod nifer yr achosion o dwyll ac anghysonderau yn cael eu gostwng. Mae’r ymarferiad hefyd yn gymorth i gryfhau’r trefniadau rhag twyll a llygredd ac mae’n sefydlu diwylliant gwrth-dwyll.
• Y Gyflogres – Rhoi Itrent ar waith – Mae Archwilio Mewnol wedi bod yn gysylltiedig, ar sail ymgynghorol, â’r broses o roi System ITrent ar waith ar gyfer y Gyflogres; roedd y gwaith yn dal i fynd yn ei flaen ar ddiwedd y flwyddyn gan fod nifer o faterion yn dal heb gael eu datrys.

Mae canlyniad yr archwiliad, a’r gwerthusiad o ba mor ddigonol yw’r amgylchedd rheolaeth fewnol, yn seiliedig ar nifer yr argymhellion a wnaed, ynghyd â’u graddfa o risg. Mae pob archwiliad a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi cael eu hasesu fel rhai sy’n darparu lefel gadarnhaol o sicrwydd.

Er mwyn mynd i’r afael â’r gwendidau a ganfuwyd yn ystod adolygiad archwilio’r Fflyd, gwnaethpwyd 12 o argymhellion. Cytunwyd ar gynlluniau gweithredu i fynd i’r afael â’r argymhellion a wnaed.

I gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol CIPFA ar gyfer y Sector Cyhoeddus, mae proses ddilynol ffurfiol ar waith yn yr Adran i gadarnhau bod yr argymhellion a wnaed yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol wedi cael eu rhoi ar waith gan y rheolwyr o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt. Fel arfer, bydd archwiliad dilynol yn cael ei gynnal chwe mis ar ôl cyhoeddi’r adroddiad terfynol.

Mae rhestr o’r archwiliadau dilynol a gynhaliwyd yn ystod 2019/20 wedi’i hatodi yn Atodiad B. Mae’n dangos nifer yr argymhellion a gafodd eu derbyn ac a roddwyd ar waith yn dilyn hynny gan y rheolwyr ymhob maes, ac mae’n datgelu’r newidiadau sy’n effeithio ar y farn archwilio wreiddiol. Mae’n amlwg fod gwelliant sylweddol yn y lefelau rheolaeth fewnol mewn perthynas â’r archwiliadau ar Gredydwyr (P2P) ac Incwm a Dyledwyr a gynhaliwyd yn 2018/19. Roedd yr archwiliad dilynol ar Gardiau Prynu wrthi’n gael ei gynnal pan ddechreuodd y cyfnod clo oherwydd COVID19, a bydd yn cael ei gwblhau yn 2020/21.    

Cynhaliwyd 50 o ddiwrnodau archwilio yn ystod 2019/20, a hynny yn unol â’r dyraniad a gynllunwyd, sef 50 o ddiwrnodau fel y nodir yn y cynllun archwilio blynyddol. Mae crynodeb o’r gweithgarwch archwilio wedi’i atodi yn Atodiad C, ac mae’n dangos y dyraniad o adnoddau archwilio a gynlluniwyd o ran diwrnodau dynol mewn perthynas ag adrannau a gwasanaethau, ac mae’n cymharu’r cynllun gyda’r gwaith a wnaed mewn gwirionedd yn 2019.

Yn unol â Safonau Archwilio’r Sector Cyhoeddus, mae angen i’r cynllun fod yn hyblyg er mwyn gallu adlewyrchu ac ymateb i’r newid yn risgiau a blaenoriaethau’r Awdurdod. Cafodd y cynllun ei adolygu yn ystod y flwyddyn, a’i ddiweddaru fel yr oedd angen. Cafodd yr archwiliad ar Incwm Grantiau yn 2018/19 ei ohirio ar gais y Pennaeth Cyllid; mae’r ffordd y caiff incwm grantiau ei gofnodi wedi newid o ganlyniadau i sylwadau a wnaed eisoes gan Archwilio Cymru, ac roedd 2019/20 yn gyfnod o drawsnewid yn y dull adrodd.

Cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus

Mae’r gwaith Archwilio Mewnol yn dilyn dull sy’n seiliedig ar risgiau o benderfynu ynghylch anghenion archwilio’r Awdurdod ar ddechrau’r flwyddyn, ac mae’n defnyddio methodoleg sy’n seiliedig ar risgiau wrth gynllunio a chynnal ein haseiniadau archwilio. Mae gwaith y Gwasanaethau Archwilio Mewnol wedi cael ei gyflawni yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig 2013.

Mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi datblygu Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella (QAIP), sy’n ymdrin â phob agwedd ar waith archwilio mewnol, ac mae’n galluogi’r gwaith o werthuso cydymffurfiaeth â phob agwedd ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (QAIP).

Daeth Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) i rym ar 1^af Ebrill 2013 ac roeddent yn cyflwyno gofyniad i gynnal asesiad allanol o’r holl wasanaethau archwilio mewnol. Rhaid cynnal yr asesiad hwnnw bob pum mlynedd, o leiaf, a hynny adolygydd cymwys ac annibynnol o’r tu allan i’r sefydliad. Y Rheolwr Gwasanaethau – Archwilio a Thechnegol o Gyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam wnaeth gynnal yr asesiad ym mis Tachwedd 2016. Mae Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol yn awgrymu graddfa o dri sgôr, sef ‘Yn Cydymffurfio ar y Cyfan’, ‘Yn Cydymffurfio’n Rhannol’, ac ‘Nid yw’n Cydymffurfio’. Barn gyffredinol yr aseswyr allanol yw bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cydymffurfio ar y cyfan â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a’r Cod Moeseg ymhob maes arwyddocaol, a’i fod yn gweithredu’n annibynnol ac yn wrthrychol.

Goblygiadau

Amcanion Llesiant - Mae cysylltiad rhwng yr adroddiad hwn ag amcan llesiant hirdymor yr Awdurdod, sef ‘Hwyluso gwasanaethau tân ac achub sydd o ansawdd uchel, yn fforddiadwy ac wedi’i hintegreiddio’n well er mwyn i weithgareddau ataliol ac ymateb brys allu parhau i fod ar gael pan a ble mae eu hangen, a hynny’n fforddiadwy, yn deg ac ar sail risg.”
Cyllideb - Mae’r Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn cael eu darparu fel rhan o Gytundeb Lefel Gwasanaeth ac o fewn cyfyngiadau’r gyllideb.
Cyfreithiol - Amherthnasol.
Staffio - Amherthnasol.
Cydraddoldeb/Hawliau Dynol/Y Gymraeg - Amherthnasol.
Risgiau - Caiff y Datganiad Sicrwydd ei gyflwyno yn unol â’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Heb sicrwydd o’r fath gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, ni fyddai’r Aelodau’n ymwybodol o ba mor ddigonol ac effeithiol yw’r trefniadau llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol yr Awdurdod, a beth yw ei allu, yn gysylltiedig â hynny, i gyflawni ei amcanion. Ni fyddai unrhyw faterion neu wendidau o bwys a ganfuwyd gan y gwaith Archwilio Mewnol yn cael eu hystyried wrth lunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.